Enter Fonders Integritetspolicy

Enter Fonder värnar om att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Denna integritetspolicy förklarar vilka personuppgifter som vi samlar in, varifrån vi får uppgifterna och till vad de används, samt i vilka situationer som uppgifterna kan överlåtas. Den beskriver också hur du ska gå tillväga om du vill veta vilka uppgifter det finns om dig i våra register och vilka rättigheter du har gällande hanteringen av dessa.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan identifieras till dig som fysisk person antingen genom en enstaka personuppgift eller genom att flera personuppgifter läggs samman. Det kan vara ett personnummer, namn och adress till uppgift som IP-adress, kontonummer eller innehav.

Behandling av personuppgifter är allt relaterat till hantering av personuppgifter. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende om den utförs manuellt eller automatiserat. Exempel på vanliga behandlingar är inhämtning, lagring, hantering, delning och gallring.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Enter Fonder AB (”Enter Fonder” eller ”Bolaget”) organisationsnummer 556573–5114, Box 2165, 103 14 Stockholm är personuppgiftsansvarig för Bolagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och vem är mottagare?

Bolaget behandlar personuppgifter avseende kunder samt avseende företrädare för kunder och verklig huvudman för kunder som är juridiska personer, företrädare för leverantörer och andra samarbetspartners samt för personer som har visat intresse för en anställning hos Bolaget.

Avseende Bolagets kunder samlar Bolaget in personuppgifter som personnummer, namn, adress, kopia av ID-handling, bankkontonummer, kontaktuppgifter, e-postadress, finansiella uppgifter såsom ägande, transaktioner, inkomster, skatterättslig hemvist, ekonomisk erfarenhet och investeringsmål i samband med att ett kundförhållande inleds och kunden använder sig av Bolagets tjänster.

De som kan komma i kontakt med personuppgifter relaterade till kunder är Bolagets anställda såsom personal i Bolagets Operations, marknads- samt ekonomiavdelning. Då Bolaget har anlitat externa leverantörer av system för viss administration av fondandelsägarregistret, IT-tjänster samt system för att inhämta vissa underlag för kundkännedom kan även dessa aktörer komma att ta del av våra kunders personuppgifter. Även Bolagets kontrollfunktioner kan vara mottagare av personuppgifter, liksom myndigheter såsom Skatteverket och Finansinspektionen.

Utöver de uppgifter som du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in personuppgifter såsom namn, personnummer och adressuppgifter från SPAR.

För att kunna ingå och fullgöra avtal med leverantörer behandlar Bolaget personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för leverantörerna. De personuppgifter som behandlas är bland annat namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitlar.

De som kan komma i kontakt med dessa uppgifter är huvudsakligen Bolagets ledning, ekonomifunktion samt administration.
Vidare behandlar Bolaget personuppgifter för personer som visat intresse för en anställning hos Bolaget, i samband med ett rekryteringsförfarande alternativt då en person skickat in en spontanansökan. Bolaget behandlar då personuppgifter som namn, adress, födelsedatum, information om erfarenhet och färdigheter samt eventuellt fotografi. Uppgifterna behandlas för att Bolaget ska kunna hantera ansökningar som den registrerade skickat in, genomföra intervjuer och fatta beslut i ett rekryteringsförfarande.

De som kan komma i kontakt med dessa uppgifter är huvudsakligen chefer.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna och på vilken laglig grund?

Huvudsyftet med vår behandling av våra kunders personuppgifter är följande ändamål: utföra en transaktion med kund, hantera kundrelationen, tillhandahålla och administrera tillgång till produkter och tjänster, administrera kundregister, skicka ut rapporter och månadsbrev, genomföra fakturering samt i övrigt fullfölja avtal med kund.

Förutom för fullgörande av avtal behandlar vi också personuppgifter för att uppfylla de rättsliga förpliktelserna vi har enligt lag och myndighetsbeslut, såsom att genomföra lämplighetsbedömning vid diskretionär förvaltning samt genomförande av kontroller för att förhindra, upptäcka och utreda penningtvätt, bedrägeri och terroristfinansiering.

Personuppgifterna används också som underlag för statistik och produktutveckling och för att via e-post skicka ut marknadsföringsmaterial, inbjudningar till event, nyhetsbrev samt övrig information om Bolagets produkter och tjänster. Denna behandling görs antingen med stöd av ett samtycke som vi inhämtat från dig, alternativt med stöd av en intresseavvägning. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke och invända mot behandling för direktmarknadsföring. Vidare kan personuppgifterna komma att behandlas om det är nödvändigt för att vi ska kunna ta till vara på Bolagets rättsliga intressen.

Avseende företrädare för leverantörer behandlar Bolaget personuppgifter för att kunna administrera avtal, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till leverantören avseende de varor eller tjänster som Bolaget köper. Personuppgifterna behandlas för att kunna ingå och fullgöra avtal med leverantörerna. Vissa uppgifter kan också behandlas med stöd av en intresseavvägning eller på grund av att Bolaget har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

Vid rekryteringsförfaranden behandlas personuppgifterna för att Bolaget ska kunna hantera ansökningar, intervjuer och beslutsfattande. En sådan behandling görs på en intresseavvägning, alternativt för att fullgöra eller ingå avtal. För det fall vi lagrar personuppgifter för framtida rekryteringsmöjligheter inhämtas samtycke.

Vilka personuppgifter överför vi till tredje part?

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med andra bolag som är så kallade personuppgiftsbiträden till oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett bolag som behandlar information för vår räkning och enligt våra instruktioner. När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med syftet för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar och har skriftliga avtal med samtliga personuppgiftbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifterna. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• IT-tjänster (bolag som levererar våra IT-lösningar samt drift och support av dessa).
• Intern- samt extern revision (granskar att vår verksamhet följer lagar och regler).

Vi delar även dina personuppgifter med vissa bolag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att ett bolag är självständigt personuppgiftsansvariga innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till bolaget behandlas. De självständiga personuppgiftsbiträden som vi delar dina personuppgifter med är:

• Statliga myndigheter (Skatteverket och andra myndigheter) som vi är skyldiga att rapportera till enligt lag.
• Funktionen för regelefterlevnad.
• Intern- samt extern revision (granskar att vår verksamhet följer lagar och regler).

Bolaget för inte över dina personuppgifter till tredjeland utan behandlar endast dina personuppgifter inom EU/EES.

Hur länge bevarar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Bolaget genomför därför regelbundna gallringar bland personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. För att uppfylla sina skyldigheter enligt lag och andra författningar behöver Bolaget spara vissa uppgifter även efter en avslutad avtalsrelation med kund eller leverantör. Vidare är det nödvändigt för Bolaget att bevara vissa personuppgifter för att kunna ta till vara på och försvara rättsliga anspråk under den preskriptionstid som gäller för civilrättsliga anspråk, normalt 10 år.

Personuppgifter som behandlas i marknadsföringssyfte och som baseras på samtycke från dig alternativt en intresseavvägning lagras så länge du inte invänt mot behandlingen eller återkallat ditt samtycke.

Några exempel på situationer som kräver datalagring:

• Redovisningslagstiftning, upp till sju år.
• Lagen om penningtvätt och finansiering av terrorism, minst fem år efter avslutad affärsförbindelse eller genomförd transaktion.
• Uppgifter om fullgörande av ett avtal, upp till tio år efter avslutad avtalsrelation i syfte att utgöra bevis vid eventuella krav (regler kring preskription).

Hur länge sparas dina personuppgifter i samband med ansökan om arbete hos Enter Fonder?

Personuppgifter som vi har fått tillgång till i samband med ansökan om arbete hos oss, såsom personuppgifter tillhörande ansökan, uppgifter från referenser samt anteckningar som upprättats i samband med intervju, gallras så snart rekryteringsförfarandet har avslutats och personuppgifterna inte längre behandlas för detta ändamål.

Vi kan dock behöva lagra personuppgifter efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om vi bedömer att det är nödvändigt att spara uppgifterna för att hantera rättliga anspråk som kan tänkas riktas mot Bolaget. Sådana uppgifter lagras under den tidperiod den sökande som inte fick jobbet har rätt att överklaga beslutet, normalt två år.

Kamerabevakning i entrén av kontorslokalen

Ändamål och laglig grund

På insidan av vår entrédörr i kontorslokalen har vi kamerabevakning, eftersom det har förekommit inbrott i lokalerna i vår hyresvärds fastighet. Realtidsbevakning pågår dygnet runt och bildinspelning förekommer vid larm om inbrott. Den bevakning och inspelning som kameran medför ger upphov till behandling av personuppgifter. Laglig grund för denna personuppgiftsbehandling utgörs av ett berättigat intresse för oss att förebygga, förhindra och utreda inbrott samt upprätthålla säkerheten i vår kontorslokal.

Kategorier av personuppgifter

Vi behandlar rörliga bilder från kameran.

Mottagare av personuppgifter

De personuppgifter som samlas in och behandlas kommer endast att vara tillgängliga för utvalda anställda hos oss. Uppgifterna lagras på server hos Securitas Direct Sverige AB (”Securitas”) som tillhandahåller vår kamerabevakning. Vi har ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal med Securitas. Securitas kan dela personuppgifter med sina tjänsteleverantörer och/eller underleverantörer som hanterar utveckling, drift, teknisk support och underhåll. Securitas har då ingått personuppgiftsbiträdesavtal med dessa leverantörer.

Kamerabevakningsmaterial kan även delas med brottsbekämpande myndigheter och organ för att utreda, förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet med fängelse i straffskalan.

Lagring av personuppgifter

De personuppgifter som insamlas inom ramen för kamerainspelningen behåller vi som huvudregel i tre (3) dagar. Om materialet behöver sparas längre på grund av utredning av brott eller en rättslig process kommer materialet att sparas så länge det behövs för det ändamålet.

Vad är cookies och hur använder vi det?

Enter Fonders webbplats använder cookies för att generera besöksstatistik. En cookie är en liten textfil som den besökta webbplatsen sparar på användarens dator. Informationen i filen används till exempel för att underlätta användning av webbplatsen. Användningen av cookies baseras på ett samtycke som vi inhämtar från dig när du besöker Bolagets webbplats. Detta samtycke kan när som helst återkallas. Den som inte vill acceptera cookies kan ställa in sin webbläsare så att den automatiskt nekar till lagring av cookies eller informerar användaren varje gång en webbplats begär att få lagra en cookie. Genom funktioner i webbläsaren kan vanligtvis också tidigare lagrade cookies raderas.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Rätten att få tillgång till dina personuppgifter

Om du önskar att få information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig i våra register kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Du har även rätt att få information om bland annat ändamålet med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna. Informationen lämnas kostnadsfritt i form av ett registerutdrag. Vid eventuella extra kopior kan vi komma att ta ut en administrationsavgift.

Rätten till rättelse

Om du upptäcker ett fel i dina kunduppgifter, kan du begära att få dem rättade genom att kontakta oss. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Rätten till begränsning och radering

Du kan begära radering av dina personuppgifter vi behandlar om;

• Du återkallar ditt samtycke till en behandling som görs med stöd av ditt samtycke.
• Du invänder mot behandling för direktmarknadsföring eller annan behandling som baseras på en intresseavvägning.

Personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt

Du kan begära begränsning av behandling av dina personuppgifter om;

• Om du bestridit personuppgifternas korrekthet och begärt rättelse, kan du begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden som uppgifternas korrekthet utreds.
• Om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och istället begär en begränsning av deras användning.
• Om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Din rätt att begära begränsning eller radering är till viss del begränsad, och vi har rätt att neka din begäran om radering enligt din begäran hindrar oss från att uppfylla våra rättsliga förpliktelser enligt exempelvis bokföringslagen, skattelagstiftelsen samt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, alternativt om behandling av de uppgifter du önskar att få raderade är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätten att göra invändningar att personuppgifter används för direktmarknadsföring

Du har rätt att invända mot att Bolaget riktar direktmarknadsföring åt dig. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandling av dina personuppgifter för detta ändamål samt upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut de personuppgifter som du tillhandahållit Bolaget och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det
(a) är tekniskt möjligt och
(b) den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Enter Fonder vidtar som personuppgiftsansvarig lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.

Hur skyddas ditt personnummer?

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som det är möjligt genom att, i det fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsenummer.

Hur behandlar vi känsliga uppgifter?

Med känsliga uppgifter avses sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Bolaget behandlar normalt inte känsliga uppgifter men kan komma att göra detta i samband med anordnande av event och dylikt då de som anmäler sig kan anges förekomst av kostallergier. I dessa fall ber Bolaget alltid om ett uttryckligt samtycke att få behandla uppgiften. Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar Bolaget lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna. Personuppgifter är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt och raderas så snart behandlingen inte längre är nödvändig.

Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?

Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du har klagomål avseende Bolagets hantering av dina uppgifter har du rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten som är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen.

Kontaktuppgifter:
Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm

Telefonnummer: 08-657 61 00

E-postadress: imy@imy.se

Hur kontaktar du oss lättast?

Om du vill begära ett registerutdrag, återkalla ett samtycke eller rätta/radera en uppgift ber vi dig att vända dig till bolagets personuppgiftsombud som nås på dataskydd@enterfonder.se alternativt skriv ett brev till Enter Fonder AB, Att. Dataskyddsombud, Box 2165, 103 14 Stockholm.

Ändringar av integritetspolicy

Denna policy är uppdaterad under april 2023. Bolaget förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera policyn. Vid materiella ändringar i policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i policyn, kommer Bolaget att informera om detta på lämpligt sätt.